Tanggal Efektif: 2 Oktober 2025
Portal Kemendikdasmen merupakan ekosistem digital terpusat yang dikembangkan dan dikelola oleh Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah Republik Indonesia (“Kementerian”) sebagai bagian dari upaya transformasi tata kelola digital di lingkungan Kementerian sesuai dengan kebijakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Portal ini berfungsi sebagai satu pintu digital bagi seluruh pegawai Kemendikdasmen untuk mengakses layanan internal secara terpadu, efisien, dan aman.
Kebijakan Privasi ini disusun untuk menjelaskan prinsip, dasar hukum, serta tata cara Kementerian dalam memperoleh, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, memproses, melindungi, dan mengungkapkan Data Pribadi pengguna Portal Kemendikdasmen. Kementerian berkomitmen untuk memastikan bahwa setiap pemrosesan Data Pribadi dilakukan dengan itikad baik, secara sah, transparan, akurat, terbatas pada tujuan tertentu, dan sesuai dengan prinsip-prinsip yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (“UU PDP”).
Kebijakan Privasi Portal Kemendikdasmen berlaku terhadap seluruh kegiatan pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan melalui domain resmi https://portal.kemendikdasmen.go.id serta seluruh modul dan sistem yang terintegrasi di dalamnya. Pengguna Portal mencakup seluruh pegawai dan aparatur di lingkungan Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah yang memiliki akun email resmi Kemendikdasmen, yang menjadi identitas tunggal untuk mengakses berbagai layanan internal melalui mekanisme Single Sign On (SSO).
Portal Kemendikdasmen juga mencakup pengelolaan data kepegawaian yang bersumber dari sistem internal Kementerian, dengan pembaruan data dilakukan oleh Unit Kerja Kepegawaian dan/atau administrator resmi yang berwenang. Segala pemrosesan data dalam Portal dilakukan untuk kepentingan administratif dan operasional Kementerian, dan tidak digunakan untuk tujuan komersial, periklanan, atau pemasaran.
Portal Kemendikdasmen mengumpulkan dan mengelola berbagai kategori Data Pribadi pegawai sebagaimana tercantum dalam panduan pengguna. Data tersebut meliputi informasi identitas seperti nama lengkap, Nomor Induk Pegawai (NIP), jabatan, unit kerja, dan foto pegawai; data kontak berupa alamat email resmi, nomor telepon kantor, serta alamat unit kerja; data kepegawaian berupa riwayat jabatan, Surat Keputusan (SK), penilaian kinerja, sertifikasi, pendidikan, pelatihan, penghargaan, penugasan, hukuman disiplin, dan kenaikan gaji berkala.
Portal Kemendikdasmen juga menyediakan fitur QR Pegawai yang menampilkan profil publik internal (Kartu Pegawai Digital) berisi informasi dasar non-sensitif untuk keperluan administratif di lingkungan internal Kementerian. Data-data tersebut diambil melalui integrasi dengan sistem kepegawaian Kementerian, input oleh admin kepegawaian, dan aktivitas pengguna dalam Portal. Portal tidak mengumpulkan data sensitif seperti data kesehatan, atau catatan keuangan, kecuali apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.
Portal Kemendikdasmen dapat menggunakan seluruh atau sebagian Data Pribadi yang diperoleh dan dikumpulkan dari Pengguna untuk tujuan-tujuan yang sah dan proporsional sebagaimana diatur dalam UU PDP, serta sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah dalam penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik.
Portal Kemendikdasmen menggunakan Data Pribadi untuk memproses dan menyelenggarakan layanan internal kepegawaian yang terpadu, termasuk memverifikasi identitas pengguna, melakukan autentikasi dan aktivasi akun melalui sistem Single Sign-On (SSO), serta mengelola hak akses terhadap berbagai aplikasi terintegrasi seperti Kepegawaian, Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE), Email Kemendikdasmen, dan Alat Kolaborasi Digital.
Data juga digunakan untuk menyediakan, menyempurnakan, dan memelihara kualitas layanan digital di lingkungan Kementerian, termasuk melakukan pembaruan sistem, perbaikan fungsionalitas, dan pengembangan fitur baru berdasarkan kebutuhan organisasi dan pengalaman pengguna. Pemrosesan data dilakukan untuk memastikan keakuratan dan keseragaman informasi kepegawaian, mendukung interoperabilitas antar unit kerja, serta meningkatkan efisiensi pelaksanaan tugas administrasi, manajemen kinerja, presensi, dan pengelolaan Surat Keputusan (SK) pegawai.
Data juga digunakan dalam interaksi antar Kementerian dan Lembaga melalui sistem yang dikembangkan oleh Kementerian lain dalam keperluan administratif dan kepegawaian yang terintegrasi sesuai dengan Undang-Undang Kepegawaian tentang Aparatur Sipil Negara.
Selain itu, Data Pribadi digunakan untuk keperluan administratif dan operasional, termasuk menghubungi Pengguna dalam rangka pemberitahuan kegiatan kepegawaian, pengingat tugas, penyampaian informasi penting terkait kebijakan, pembaruan sistem, atau kendala teknis yang memerlukan tindak lanjut. Portal juga dapat menggunakan Data Pribadi untuk kegiatan pemeliharaan server, debugging, audit keamanan, pengujian sistem, dan analisis pola penggunaan guna memastikan keandalan serta stabilitas layanan.
Portal Kemendikdasmen tidak akan menjual, mengalihkan, mendistribusikan, atau meminjamkan Data Pribadi Pengguna kepada pihak ketiga mana pun tanpa dasar hukum atau persetujuan yang sah. Pengungkapan Data Pribadi hanya dapat dilakukan dalam dua keadaan, yaitu: pertama, apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau atas perintah otoritas yang berwenang, dan kedua, apabila diperlukan untuk mendukung integrasi layanan antar instansi pemerintah yang memiliki perjanjian kerja sama resmi dan jaminan perlindungan data yang setara.
Seluruh pengumpulan dan penggunaan Data Pribadi dilakukan berdasarkan asas keperluan, proporsionalitas, akurasi, keamanan, dan akuntabilitas, dengan tetap menjunjung hak-hak Subjek Data Pribadi serta prinsip-prinsip perlindungan data sebagaimana ditetapkan dalam UU PDP dan kebijakan internal Kementerian.
Data Pribadi diproses untuk tujuan penyelenggaraan layanan digital internal Kementerian, termasuk autentikasi pengguna, manajemen akses, penampilan dan pemutakhiran informasi kepegawaian, integrasi data antar unit kerja, penyusunan laporan kinerja dan presensi, pembuatan profil pegawai digital, serta pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur SPBE.
Pemrosesan data juga bertujuan memastikan konsistensi, integritas, dan akurasi data pegawai di seluruh sistem internal Kemendikdasmen. Data Pribadi tidak digunakan untuk kegiatan yang tidak relevan dengan tugas dan fungsi Kementerian, serta tidak dialihkan kepada pihak lain di luar lingkungan pemerintahan kecuali berdasarkan ketentuan hukum yang berlaku atau kerja sama resmi antar instansi pemerintah yang memiliki standar perlindungan data yang setara.
Setiap pemrosesan Data Pribadi dilakukan secara terbatas, relevan, dan proporsional dengan tujuan administratif serta tunduk pada prinsip keabsahan, keadilan, keterbukaan, akurasi, keamanan, dan akuntabilitas sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk namun tidak terbatas pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi.
Portal Kemendikdasmen menjamin seluruh hak Pengguna sebagai Subjek Data Pribadi sesuai dengan ketentuan UU PDP dan peraturan pelaksananya. Kementerian memastikan bahwa setiap hak Subjek Data tidak dapat dicabut, dibatasi, atau diabaikan secara sepihak oleh Pengendali Data tanpa dasar hukum yang sah. Seluruh permintaan terkait pelaksanaan hak akan diproses secara adil, transparan, proporsional, dan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keamanan serta kepentingan sah penyelenggaraan pemerintahan.
Hak-hak Subjek Data yang dijamin meliputi hak atas informasi dan kejelasan identitas Pengendali Data, termasuk dasar hukum dan tujuan pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan oleh Portal; hak untuk mengakses Data Pribadi yang tersimpan dalam sistem; hak untuk memperbaiki, memperbarui, atau melengkapi Data Pribadi yang tidak akurat atau sudah tidak relevan; serta hak untuk membatasi atau menunda pemrosesan apabila terjadi sengketa atau keberatan atas akurasi atau legalitas pemrosesan data tersebut.
Pengguna juga memiliki hak untuk menarik persetujuan apabila pemrosesan Data Pribadi didasarkan pada persetujuan eksplisit, hak untuk menolak pemrosesan otomatisasi atau penilaian profil (profiling) yang menimbulkan dampak hukum terhadap individu, dan hak atas portabilitas data, yaitu hak untuk memperoleh dan memindahkan Data Pribadi dalam format yang terstruktur dan dapat dibaca secara elektronik. Selain itu, Pengguna berhak untuk mengajukan keberatan atau pengaduan kepada Kementerian dan/atau otoritas pengawas perlindungan data pribadi jika terdapat pelanggaran atas pemrosesan data yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Seluruh permintaan pelaksanaan hak Subjek Data dapat diajukan melalui kanal resmi Biro OSDM atau melalui Admin Kepegawaian Unit Kerja, dengan verifikasi identitas untuk memastikan keabsahan permintaan tersebut. Permintaan akan ditindaklanjuti sesuai dengan prosedur internal Kementerian dan dalam jangka waktu yang wajar sesuai hukum.
Cookies adalah file kecil yang secara otomatis tersimpan di perangkat Pengguna saat mengakses Portal Kemendikdasmen. Cookies digunakan untuk menyimpan preferensi dan konfigurasi Pengguna, memudahkan proses login, menyesuaikan konten, serta meningkatkan efisiensi dan pengalaman pengguna selama berinteraksi dengan platform.
Portal Kemendikdasmen menggunakan cookies internal maupun pihak ketiga, termasuk namun tidak terbatas pada perkakas Analytics Demographics and Interest. Melalui cookies ini, kami dapat memperoleh informasi seperti usia, jenis kelamin, dan minat Pengguna, yang digunakan untuk keperluan analitik dan pengembangan konten.
Pengguna memiliki hak penuh untuk mengelola cookies melalui pengaturan browser mereka. Pengguna dapat menonaktifkan sebagian atau seluruh cookies, namun perlu dipahami bahwa tindakan tersebut dapat membatasi fungsionalitas layanan secara keseluruhan. Untuk mencegah pelacakan oleh perkakas Analytics, Pengguna dapat mengunduh Add-On Analytics Opt-Out pada browser masing-masing.
Portal Kemendikdasmen tidak menggunakan cookies untuk mengakses data pribadi lainnya di perangkat Pengguna tanpa izin. Semua penggunaan cookies tunduk pada prinsip keadilan, transparansi, dan persetujuan Pengguna.
Portal Kemendikdasmen menyimpan Data Pribadi Pengguna selama jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulan dan pemrosesan data tersebut, atau selama diwajibkan oleh ketentuan hukum, kebijakan kepegawaian, dan peraturan arsip nasional yang berlaku. Seluruh proses penyimpanan dilakukan secara aman di dalam infrastruktur sistem informasi Kementerian yang telah dilengkapi dengan pengamanan teknis dan administratif sesuai standar keamanan informasi pemerintah dan prinsip integritas, kerahasiaan, serta ketersediaan data sebagaimana diatur dalam UU PDP.
Data Pribadi disimpan di lingkungan server yang dikelola atau ditunjuk secara resmi oleh Kementerian, termasuk pusat data dan pusat pemulihan bencana (disaster recovery center) yang menerapkan kontrol akses berbasis peran, enkripsi, pencatatan log aktivitas, serta pemantauan keamanan secara berkala.
Retensi Data Pribadi dilakukan berdasarkan prinsip pembatasan penyimpanan (storage limitation), sehingga data hanya dipertahankan selama masih relevan untuk tujuan administratif kepegawaian atau pembuktian kewajiban hukum. Setelah jangka waktu tersebut berakhir atau apabila data tidak lagi diperlukan, Kementerian akan melakukan penghapusan atau anonimisasi data secara aman dan permanen.
Penghapusan Data Pribadi dapat berdampak pada penghentian sebagian atau seluruh akses Pengguna terhadap fitur dan layanan Portal Kemendikdasmen yang memerlukan data tersebut untuk berfungsi. Kementerian akan tetap memastikan bahwa seluruh proses penghapusan dilakukan secara akuntabel, terdokumentasi, dan sesuai dengan prinsip keamanan serta perlindungan data pribadi sebagaimana ditetapkan dalam UU PDP dan kebijakan internal perlindungan data Kementerian.
Portal kemendikdasmen akan memusnahkan data pribadi milik Pengguna apabila data tersebut sudah tidak lagi diperlukan untuk tujuan awal pengumpulannya, telah melewati masa penyimpanan yang ditentukan, atau berdasarkan permintaan sah dari Pengguna.
Pemusnahan dilakukan secara menyeluruh, permanen, dan tidak dapat dipulihkan kembali oleh pihak mana pun. Proses ini dilaksanakan dengan metode yang aman dan sesuai dengan standar teknis dan kebijakan internal keamanan informasi, dengan proses dokumentasi yang memadai sebagaimana diatur dalam hukum yang berlaku.
Portal Kemendikdasmen memastikan bahwa seluruh pemrosesan data pribadi Pengguna yang terjadi di dalam platform, baik dilakukan secara internal maupun dengan melibatkan pihak ketiga, selalu tunduk pada ketentuan UU PDP dan prinsip-prinsip perlindungan data yang berlaku.
Pengguna yang merasa bahwa haknya atas perlindungan data pribadi telah dilanggar dapat mengajukan pengaduan secara tertulis kepada Portal Kemendikdasmen melalui kanal resmi yang disediakan. Pengaduan akan diverifikasi dan ditindaklanjuti sesuai dengan prosedur internal dan dalam jangka waktu yang wajar. Jika tidak tercapai penyelesaian, sengketa akan diselesaikan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di wilayah hukum Republik Indonesia.
Kementerian berhak untuk mengubah Kebijakan Privasi ini sewaktu-waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan hukum, teknologi, atau operasional layanan. Perubahan akan diumumkan melalui situs resmi atau notifikasi dalam platform. Pengguna dianjurkan untuk secara berkala meninjau kebijakan ini. Dengan tetap menggunakan layanan setelah adanya pembaruan, Pengguna dianggap telah menyetujui ketentuan Kebijakan Privasi yang telah diperbarui.
Dengan tetap mengakses, menggunakan, atau melanjutkan interaksi dengan Portal Kemendikdasmen, Pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan dalam Kebijakan Privasi ini.
Portal Kemendikdasmen berkomitmen untuk terus meningkatkan standar perlindungan data pribadi dan akan secara berkala meninjau serta memperbarui kebijakan ini guna memastikan kepatuhan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk perkembangan kebijakan perlindungan data nasional maupun internasional.
Apabila terdapat pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait pelaksanaan Kebijakan Privasi ini, Pengguna dapat menghubungi Portal Kemendikdasmen melalui kanal resmi Kementerian sebagai berikut:
Pusat Informasi Portal Kemendikdasmen : https://s.id/InformasiPortalKemendikdasmen
Setiap permintaan akan diproses sesuai prosedur layanan publik yang profesional, transparan, dan akuntabel.
Dengan menggunakan layanan Portal Kemendikdasmen, Pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi Kebijakan Privasi ini secara sadar, dan menerima untuk tunduk terhadap ketentuan hukum yang berlaku.